□ どうしても急ぎで入札資格が欲しい
□ 期限までに間に合わせなければならない
□ 役所から入札資格を持つように催促されている
上記のようなことで、お困りではないですか？「建設会社が公共工事の入札に参加する場合」は、すくなくとも１～２ケ月程度時間がかかることがあります。一方で、「物品や委託といった公共工事以外の入札の場合」には、「経営事項審査」などの手続きを踏む必要がないので、通常であれば、２～３週間程度で入札参加資格を申請することが可能です。
このページでは、東京都の入札参加資格申請の専門家である行政書士法人スマートサイドが、豊富な経験や過去の申請実績から、いかにして東京都の入札参加資格を「最短・最速」で申請するかについて、詳しく解説させていただきます。
東京都の入札参加資格申請に精通した行政書士。これまで多くの建設会社・物品販売業者・委託業者の入札参加資格取得を支援し、急ぎの案件や地方の会社からの依頼に対して、数多く対応してきた実績を持つ。豊富な経験に基づく正確な手続きには定評があり「東京都入札参加資格の専門家」として高い信頼を得ている。「入札参加資格申請は事前知識が９割」を出版。 インタビューは、こちら。
１：住民票や印鑑証明書などの事前準備
まず、最初にすべきことは、必要書類４種類の準備です。ご存じの方も多いと思いますが、東京都および東京都内２３区市町村の入札に参加するには、事前に「電子証明書（ICカード）」と「ICカードリーダ」を購入して頂く必要があります。「電子証明書（ICカード）」は、電子申請する際のインターネット上の身分証明書に該当します。この「電子証明書（ICカード）」を購入するには、
- カード名義人（通常は、会社の代表者）の住民票
- カード名義人（通常は、会社の代表者）の印鑑登録証明書
- 会社の登記簿謄本
- 会社の印鑑証明書
の４点が必要になります。もし、御社が最短最速で東京都の入札参加資格を取得したいとお考えなら、まずは、代表者の住民票や印鑑証明書など個人の公的書類を取得してもらう必要があります。
■チェックポイント■
ここで「よくある困ったパターン」を紹介します。それは、「急ぎで入札参加資格が欲しい」と言っているわりに、「住民票」や「印鑑証明書」が準備できないパターンです。東京都と東京都内２３区市町村の場合、入札参加資格を取得するには、電子証明書（ICカード）の購入が必須です。その電子証明書（ICカード）を購入するには、「住民票」や「印鑑登録証明書」といった法定書類が必要です。
どうしても急ぎで入札資格が欲しいといった場合には、必ず、
- カード名義人（通常は、会社の代表者）の住民票
- カード名義人（通常は、会社の代表者）の印鑑登録証明書
- 会社の登記簿謄本
- 会社の印鑑証明書
の４点をすぐにでも準備しておくことをお勧めいたします。「社長が１か月近く、海外出張に出かけてしまう」とか「会社の代表者が忙しすぎて、住民票を取りに行く暇がない」ということをおっしゃる事業者さまもいらっしゃいますが、この４点がないと、どんなに「急いで東京都の入札に参加したい」といっても、出来ませんので、注意が必要です。
２：早急な、電子証明書（ICカード）の発行申込
続いて、最短最速で東京都の入札参加資格を取得するには、電子証明書やICカードリーダの購入申込に時間をかけないことです。
- カード名義人（通常は、会社の代表者）の住民票
- カード名義人（通常は、会社の代表者）の印鑑登録証明書
- 会社の登記簿謄本
- 会社の印鑑証明書
の４点を準備できたら、すぐに、電子証明書発行手続き、ICカードリーダ購入手続きに入ります。電子証明書やICカードリーダは、電子入札コアシステム対応の民間認証局から購入する必要がありますが、上記４点以外に必要な書類は下記の通りです。
- 電子証明書発行申込書
- アオサインサービス委任状
- ICカードリーダ購入申込書
この３つの書類は、住民票や登記簿謄本をもとに作成します。それぞれ、押印箇所がありますが、「会社の実印を押すのか？個人の実印を押すのか？個人の認印でよいのか？」押す印鑑の種類を間違えないようにしなければなりません。
仮に弊所に手続きをご依頼いただいた際には、弊所にて、住民票などを預かったうえで、電子証明書発行申込書を作成し、お客様に押印（会社の代表者印、代表者個人の実印）してもらい、申し込み手続きを行います。弊所の場合、数ある民間認証局のなかから、日本電子認証（株）に申し込みを行います。急ぎの場合には、「電子証明書発行申込書」「ICカードリーダ購入申込書」「住民票」などを直接、日本電子認証（株）に持参して、電子証明書の発行申込手続きを行うこともあります。
■チェックポイント■
電子証明書やICカードリーダは、申し込みをすれば、すぐに購入できるわけではありません。通常は１週間程度かかると思っていただいて、間違いありません。電子証明書もICカードリーダもPINの通知（電子証明書の暗証番号）も、通常は、郵便で申込・受取りを行います。そのため、郵便事情などを考慮して、申込から１週間程度で、手元に届くという認識でいてください。
ただし、「急ぎである」という事情を説明し、直接持参すれば、翌々営業日には、電子証明書を発行してもらえる場合もあります。
３：ICカードの受取は、郵送ではなく、直接訪問も可
郵送でのやり取りは便利な反面、郵便事情などを考慮すると時間のロスになることもあります。どうしても急いでいる場合、電子証明書やICカードリーダの申込を、「郵送ではなく持参」という方法をとるだけでなく、電子証明書やICカードリーダの受取も「郵送ではなく対面」にするとよいでしょう。
例えば、電子証明書やICカードリーダの申込書を今日、発送したとしても、民間認証局に届くのは、早くて明日です。しかし、電子証明書やICカードリーダの申込書を今日、持参すれば、１日だけですが、早く手続きを開始してもらうことができます。電子証明書やICカードリーダの受取の場合も同様です。先方から今日発送されたとして、御社に電子証明書やICカードリーダが届くのは明日です。しかし、今日、先方のもとに自ら受取りに行けば、１日だけですが、パソコンの設定や電子申請の手続きを早めることができます。
このように、どうしても時間がない、急いでいるといった場合には郵便を利用せず、自ら動くようにしましょう。行政書士法人スマートサイドでは、どうしても急ぎ対応が必要な場合には、弊所スタッフが「受取り代理人」として日本電子認証（株）まで、お客様に代わって、電子証明書とICカードリーダを受け取りに行くこともできます。
弊所では、入札に関する「電子証明書」と「ICカードリーダ」の申込を日本電子認証（株）にお願いしています。入札に関する「電子証明書」と「ICカードリーダ」は、どこからでも購入できるわけではなく、電子入札コアシステム対応の民間認証局からでないと購入できません。
■チェックポイント■
電子入札コアシステム対応の民間認証局は、日本電子認証（株）の他
- 株式技社NTTネオメイト
- 三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社
- 株式会社帝国データバンク
などもあるので、どこから購入しても構いません。しかし、急ぎの場合には、急ぎである旨を必ず伝えて、いつになったら電子証明書を発行してもらえるか？を必ず確認するようにしてください。
そういった意味では、民間認証局との連携は不可欠です。どんなに御社が急いでいるといっても、民間認証局のほうで、電子証明書の発行に時間がかかったのでは、間に合うものにも間に合いません。
４：パソコンの環境設定
もし、御社が本当に急いでいるのであれば、電子証明書を受け取ったその日に、パソコンの設定を行うようにしてください。東京都の入札参加資格を取得するには、電子証明書やICカードリーダがうまく作動するようにパソコンの環境設定を行う必要があるからです。なお、パソコンの環境設定を行うと同時に、パソコン上で「行政書士への委任」を行うこともできます。この「行政書士への委任」を行うことによって、事業者さまのパソコンからでなく、行政書士事務所のパソコンを使って入札参加資格を申請することが可能になるのです。
しかしここで忘れていけないのは、入札参加資格を申請するための必要事項です。たとえば
- 営業品目、取扱品目は何にするのか？
- 正社員、高齢者、障害者は、何人いるのか？
- 直前決算の売上高をどのように振り分けるのか？
- 過去３年間の契約実績
といったように、入札の際に必要な事項は結構たくさんあります。
また、入札参加資格申請後には、以下の書類を電子送付しなければなりません。
- 登記簿謄本
- 貸借対照表、損益計算書
- 納税証明書（都内区市町村の場合）など
このように、ヒアリング事項と必要書類は、パソコンの設定が終わった段階ですべて準備している必要があります。
- 「営業種目・取扱品目を何にしたらよいか分からない」
- 「過去３年間の契約実績がわからない」
- 「売上高を割り振ることができない」
となると、申請書類への入力ができませんので、先に、進めることができません。こういった点については、手引きやマニュアルで事前に調べておく？行政書士の先生にお願いするか？どちらかしか方法がありません。弊所にご依頼いただいた場合には、上記のようなヒアリングや、お客様に用意して頂かなければならない書類（財務諸表）などは、あらかじめ事前にお伝えし、お客様に準備して頂くようにしています。
時折、お客さま（事業者さま）のパソコンを利用して入札参加資格申請を行っている行政書士がいると聞きます。
しかし、行政書士側で電子申請に対応できる体制を取っておけば、お客さまのパソコンから直接電子申請をするのではなく、行政書士が行政書士事務所のパソコンを使って、お客さまに代わって、電子申請を行うことができます。事業業者さまのパソコンの設定が終わったら、あとは行政書士が自分の事務所に戻って、自分の事務所から、必要事項を入力し、電子送信するだけです。もし御社が、入札参加資格の申請手続きを行政書士に依頼する場合には、そういった点も判断材料に入れて、行政書士選びをするとよいかもしれません。
５：東京都電子調達システムから申請
東京都入札参加資格を、最短で取得したいのであれば、パソコンを設定したその日のうちに、申請行為を完了させましょう。ここで気を付けて欲しいのは、「入力間違い」です。弊所にも、年に何回か「入力を間違ってしまったので何とかならないか？」といった問い合わせがあります。「何とかなるもの」と「どうにもならないもの」がありますが、特に注意が必要なのは、「営業種目・取扱品目」の選択です。「営業種目・取扱品目」は、一度選択すると、修正ができませんので絶対に間違わないようにしてください。電子申請が終わったら、必要書類をPDFにして電子送付します。
上記のような方法で、東京都電子調達システムからの申請を不備なく終わらせることができれば、手続きは完了です。その後、無事、承認され、入札参加資格を取得できるのを待つのみです。
■チェックポイント■
最後に１つだけ付け加えておくと、最短・最速で申請するには、お客さま自身が急ぐ必要があります。
どんなに「急ぎで…」であったとしても、
- 必要書類が準備できない
- 何を入力すればよいのかわからない
- 財務諸表を用意することができない
といったようでは、急ぎようがありません。また、パソコンが旧式で、パソコンの設定がうまく行かないといった予期せぬ事態や、社内調整に時間がかかり「営業種目・取扱品目」が決められないといった事態も過去にはありました。このように、誰でもどんな状況においても、最短・最速で東京都の入札参加資格申請を完了することができるわけではありません。冒頭にも記載しましたが「通常は２～３週間程度かかる」ものと思ってください。
東京都入札参加資格でお困りなら行政書士法人スマートサイドへ
以上見てきたように、まったくの知識ゼロの人が、通常業務（本業）を行いつつ、東京都の入札参加資格を手際よく申請するのは、とても難しいと言わざるを得ません。
■ 自分でできると思っていたが、そんなに甘くなかった
■ 時間ばかりがかかって、全然先に進まなかった
■ 申請に時間がとられ、本業に支障が出てしまった
というのは、よくある話です。みなさんが、このページを読んでいるということは、きっと、少しでも早く入札参加資格を取得したいにも関わらず、それができずに困っているからではないでしょうか？
そんな時は、東京都の入札参加資格の専門家である行政書士法人スマートサイドに手続きを丸ごとご依頼ください。行政書士法人スマートサイドでは、御社に代わって、電子申請を行うのみならず、「電子証明書やICカードリーダの取得」「パソコンの環境設定」といった事前準備も、代行することができます。
さらに、弊所では、複数名の専門スタッフが在籍しており、御社からの業務の依頼をチーム体制で受任することができます。これにより、申請手続きの正確さを担保しつつより、スピーディーな申請を行うことができるのです。
行政書士法人スマートサイドは東京都の入札参加資格申請を大変得意とした事務所です。入札参加資格申請に特化した行政書士事務所の運営をしています。
□ 急ぎの対応をお願いしたい。
□ わかる人がいないのですべてやって欲しい。
□ 役所から入札資格を持つように頼まれて困っている。
といった方は、ぜひ、弊所まで手続きをご依頼ください。
