最短・最速で入札参加資格を申請する方法

• どうしても急ぎで入札資格が欲しい
• 期限までに間に合わせなければならない
• 役所から入札資格を持つように催促されている

上記のようなことで、お困りではないですか？

「公共工事の入札に参加する場合」には、入札参加資格を申請するまえに、「経営事項審査」や「経営状況分析」を受けていないといけないので、すくなくとも１～２ケ月程度時間がかかることがあります。

「物品や委託といった公共工事以外の入札の場合」には、「経営事項審査」などの手続きを踏む必要がないので、通常であれば、２週間程度で入札参加資格を申請することが可能です。

このように手際よく処理をして２週間程度かかる物品・委託の入札参加資格申請を今回は「初回打ち合わせの３営業日後」に完了することが出来ました。なぜでしょうか？

以下では、最短・最速で入札参加資格を申請する手順を詳しく解説させて頂きます。

お電話でお問い合わせを頂いた際に、必要書類４種類を持参して頂くようにお願いをしました。

すでにご存じの方も多いと思いますが、東京都および東京都内２３区市町村の入札に参加するには、事前に「電子証明書（ICカード）」と「ICカードリーダ」を購入して頂く必要があります。

「電子証明書（ICカード）」は、電子申請する際のインターネット上の身分証明書に該当します。そのため、「電子証明書（ICカード）」と「ICカードリーダ」を購入するには、

1. カード名義人（通常は、会社の代表者）の住民票
2. カード名義人（通常は、会社の代表者）の印鑑登録証明書
3. 会社の登記簿謄本
4. 会社の印鑑証明書

の４点が必要になります。

本件のお客様には、時間短縮の見地から、初回面談の際に、上記の４点をすべて弊所に持参して頂きました。

ここで「よくある困ったパターン」を紹介します。それは、「急ぎで入札参加資格が欲しい」と言っているわりには、「住民票」や「印鑑証明書」をいつまでたっても出してくれない事業者さまです。

東京都と東京都内２３区市町村の場合、入札参加資格を取得するには、電子証明書（ICカード）の購入が必須です。その電子証明書（ICカード）を購入するには、「住民票」や「印鑑登録証明書」といった法定書類が必要です。

どうしても急ぎで入札資格が欲しいといった場合には、必ず、

1. カード名義人（通常は、会社の代表者）の住民票
2. カード名義人（通常は、会社の代表者）の印鑑登録証明書
3. 会社の登記簿謄本
4. 会社の印鑑証明書

の４点をすぐにでも準備しておくことをお勧めいたします。

「会社の代表者が忙しすぎて、住民票を取りに行く暇がない」ということをおっしゃる事業者さまもいらっしゃいますが、この４点がないと、どんなに「急いで欲しい」とお願いされても、急ぎようがありませんので、注意してください。

電子証明書やICカードリーダの購入申込に時間をかけてはいけません。

初回打ち合わせの際に、

1. カード名義人（通常は、会社の代表者）の住民票
2. カード名義人（通常は、会社の代表者）の印鑑登録証明書
3. 会社の登記簿謄本
4. 会社の印鑑証明書

の４点を受け取ったら、すぐに、電子証明書発行手続き、ICカードリーダ購入手続きに入ります。電子証明書やICカードリーダを日本電子認証（株）から購入する場合、上記４点以外に必要な書類は下記の通りです。

• 電子証明書発行申込書
• アオサインサービス委任状
• ICカードリーダ購入申込書

この３つの書類は、頂いた住民票や登記簿謄本をもとに弊所で作成します。それぞれ、押印箇所がありますが、「会社の実印を押すのか？個人の実印を押すのか？個人の認印でよいのか？」押す印鑑の種類を間違えないようにしなければなりません。

本件では、弊所で初回打ち合わせをし、住民票などを預かったうえで、その日のうちに、電子証明書発行申込書を作成し、お客様のところへ訪問し、押印（会社の代表者印、代表者個人の実印）を頂きました。

そのうえで、「電子証明書発行申込書」「ICカードリーダ購入申込書」「住民票」などを直接、日本電子認証（株）に持参し、電子証明書の発行申込手続きを行いました。

電子証明書やICカードリーダは、申し込みをすれば、すぐに購入できるわけではありません。通常は１週間程度かかると思っていただいて、間違いありません。

電子証明書もICカードリーダもPINの通知（電子証明書の暗証番号）も、通常は、郵便で申込・受取りを行います。そのため、郵便事情などを考慮して、申込から１週間程度で、手元に届くという認識でいてください。

ただし、本案件のように、「急ぎである」という事情を説明し、直接持参すれば、翌々営業日には、電子証明書を発行して頂けるようです。

郵送でのやり取りは便利な反面、時間のロスになることも...

どうしても急いでいる場合、電子証明書やICカードリーダの申込は、郵送ではなく持参ということを＜ポイント２＞で記載しましたが、これは、電子証明書やICカードリーダの受取についてもいえることです。

例えば、電子証明書やICカードリーダの申込書を今日、発送したとしても、先方に届くのは、早くて明日です。しかし、電子証明書やICカードリーダの申込書を今日、持参すれば、１日だけですが、早く手続きを開始してもらうことができます。

電子証明書やICカードリーダの受取の場合も同様です。先方から今日発送されたとして、御社に電子証明書やICカードリーダが届くのは明日です。しかし、今日、先方のもとに自ら受取りに行けば、１日だけですが、パソコンの設定や電子申請の手続きを早めることができます。

このように、どうしても時間がない、急いでいるといった場合には郵便を利用せず、自ら動くようにしましょう。

本件でも、私が「受取り代理人」として日本電子認証（株）まで、お客様に代わって、電子証明書とICカードリーダを受け取りに行きました。

弊所では、入札に関する「電子証明書」と「ICカードリーダ」の申込を日本電子認証（株）にお願いしています。入札に関する「電子証明書」と「ICカードリーダ」は、どこからでも購入できるわけではなく、電子入札コアシステム対応の民間認証局からでないと購入できません。

電子入札コアシステム対応の民間認証局は、日本電子認証（株）の他

• 株式技社NTTネオメイト
• 三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社
• 株式会社帝国データバンク

などもあるので、どこから購入しても構いません。しかし、急ぎの場合には、急ぎである旨を必ず伝えて、いつになったら電子証明書を発行してもらえるか？を必ず確認するようにしてください。

そういった意味では、民間認証局との連携は不可欠です。どんなに御社が急いでいるといっても、民間認証局のほうで、電子証明書の発行に時間がかかったのでは、間に合うものにも間に合いません。

電子証明書を受け取ったその日に、パソコンの設定をする！

日本電子認証（株）から、電子証明書・ICカードリーダを受け取ったら、その足で、事業者さまのところへ向かいました。電子証明書やICカードリーダがうまく作動するようにパソコンの環境設定を行う必要があるからです。

このパソコンの環境設定を行うと同時に、パソコン上で「行政書士への委任」を行います。この「行政書士への委任」を行うことによって、事業者さまのパソコンからでなく、行政書士事務所のパソコンを使って入札参加資格を申請することが可能です。

たまに、お客さま（事業者さま）のパソコンを利用して入札参加資格申請を行っている行政書士がいると聞きます。

が、行政書士側で電子申請に対応できる体制を取っておけば、お客さまのパソコンから直接電子申請をするのではなく、行政書士が行政書士事務所のパソコンを使って、お客さまに代わって、電子申請を行うことができます。

事業者さまのパソコンの設定が終わったら、あとは行政書士が自分の事務所に戻って、自分の事務所から、必要事項を入力し、電子送信するだけです。

しかしここで忘れていけないのは、入札参加資格を申請するための必要事項のヒアリングです。たとえば

• 営業品目、取扱品目は何にするのか？
• 正社員、高齢者、障害者は、何人いるのか？
• 直前決算の売上高をどのように振り分けるのか？
• 過去３年間の契約実績

といったように、入札の際に必要な事項は結構たくさんあります。

また、入札参加資格申請は電子申請とは言え、書類の郵送も必要になります。たとえば

• 登記簿謄本
• 貸借対照表、損益計算書
• 納税証明書など

このように、ヒアリング事項と必要書類は、パソコンの設定が終わった段階ですべて準備している必要があります。

＜ポイント１＞の＜よくある困ったパターン＞と同じですが、どんなに急いで入札資格が欲しいと言われても、

• 「営業種目・取扱品目を何にしたらよいか分からない」
• 「過去３年間の契約実績がわからない」
• 「売上高を割り振ることができない」

​となると、申請書類への入力ができませんので、先に、進めることができません。

ここは行政書士の腕の見せ所かと思いますが、上記のようなヒアリングや、お客様に用意して頂かなければならない書類（財務諸表）などは、あらかじめ事前にお伝えし、お客様に準備して頂くようにしておくとよいでしょう。

パソコンを設定したその日のうちに、申請行為を完了させます。

事業者さまのパソコンの設定が終わったら、事務所へ戻って、必要事項の入力と必要書類の郵送です。

ここで気を付けて欲しいのは、「入力間違い」です。弊所にも、年に何回か「入力を間違ってしまったので何とかならないか？」といった問い合わせがあります。簡潔に言うと「何とかなるもの」と「どうにもならないもの」があるといった感じです。

特に、東京都の物品・委託の「営業種目・取扱品目」は、修正ができませんので絶対に間違わないようにしてください。

電子申請が終わったら、書類郵送表をプリントアウトすることができますので、書類郵送表と合わせて、必要書類を郵送します。

入札参加資格の申請は、電子申請といっても、最終的には必要書類の提出（郵送もしくは持参）が必要です。通常は、都庁や市区役所あてに郵送します。

どしても、急ぎ対応が必要な場合。電子申請が終わった後の必要書類についても、都庁・区役所・市役所に郵送するよりも持参した方がよいといえます。

ただ、たとえば、インターネット上での電子申請が終わったのが、夕方１６時４５分で、それから都庁や区市役所に書類を届けにいくといった場合は、どうでしょう？御社と都庁や区市役所との距離にもよりますが、閉庁している場合が多いのではないでしょうか？

東京都電子調達システムにも、東京都共同運営電子自治体協議会にも確認していることですが、電子申請後、必要書類を郵送で発送した場合には、書類発送時の郵便局の受付印の日付が、申請日となるそうです。

ということは、翌日になってから都庁や区市役所に持参するよりも、当日中に郵便局に駆け込み受付印をもらった方が申請日が早くなると考えることができます。

上記のような方法で、初回打ち合わせからたったの３営業日後に、入札参加資格申請を完了することが出来ましたが、如何でしたでしょうか？

その後、無事、手続きが承認され、入札参加資格を取得できたことは言うまでもありません。

最後に１つだけ付け加えておくと、本件がこのように最短・最速で申請できた最大の理由は、お客様の協力によるところが大きいです。

どんなに「急ぎで...」でと依頼されたとしても、

• 代表者の印鑑登録証明書が出てこない
• ヒアリング事項をメールで送ったのに回答がこない
• 財務諸表を用意しておいてくださいといったのに用意されていない

といったようでは、こちらとしても急ぎようがありません。

また、パソコンが旧式で、パソコンの設定がうまく行かないといった予期せぬ事態や、社内調整に時間がかかり「営業種目・取扱品目」が決められないといった事態も過去にはありました。

このように、誰でもどんな状況においても、たったの３営業日で入札参加資格申請を完了することができるわけではありません。冒頭にも記載しましたが「通常は２週間程度かかる」ものと思ってください。

以上、見てきて頂いたように、横内行政書士法務事務所は、

• 東京都の入札参加資格申請
• 東京都内２３区市町村の入札参加資格申請
• 全省庁統一資格の入札参加資格申請

を大変得意とした事務所です。入札参加資格申請に特化した行政書士事務所の運営をしています。

• 急ぎの対応をお願いしたい。
• わかる人がいないのですべてやって欲しい。
• 役所から入札資格を持つように頼まれて困っている。

といった方は、ぜひ、弊所までご連絡ください。

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