–東京都の入札参加資格を取得したいけど、提出する書類がわからなくて、手続きを先に進めることができない
ということでお困りの人はいらっしゃいませんか？事前にまとめて書類を準備しておくことによって、手続きをスムーズに進めることができます。他方、その都度、その都度、行き当たりばったりで、手引きやマニュアルを確認しつつ、進めるとなると、必要書類のチェックだけで、時間を奪われることにもなりかねません。
そこで、今回は、東京都入札参加資格申請の専門家である行政書士法人スマートサイドの代表行政書士：横内賢郎先生に、必要になる書類の事前準備のポイントについて、わかりやすく解説して頂きたいと思います。
東京都入札参加資格申請に必要な書類
それでは、横内先生。よろしくお願いいたします。
はい。本日も、よろしくお願いいたします。今回は、「東京都の入札参加資格を申請する際に必要になる書類」というテーマで、お話をさせて頂きます。
まず、東京都の入札参加資格は、「電子証明書とICカードリーダの事前準備」「東京都電子調達システムからの電子申請」という流れに沿って、申請することになるので、「電子証明書とICカードリーダの事前準備に必要な書類」「東京都電子調達システムからの電子申請の際に必要な書類」の２つに分けて解説していきたいと思います。
なお、申請手続きの流れを詳しく知りたいという人は、過去のインタビュー記事（※）をホームページ上に掲載していますので、そちらをご覧いただければと思います。
（※参考記事）【専門家インタビュー】東京都入札参加資格申請の流れを徹底解説！初めてでも迷わない
入札用の電子証明書の取得に必要な書類
まずは、「電子証明書とICカードリーダの事前準備に必要な書類」についてですね。
はい。手続きの時系列に沿って、まずは、申請前に必ず行わなければならない「電子証明書とICカードリーダを購入する際に必要になる書類」について、見ていきたいと思います。なお、電子証明書は、電子入札コアシステム対応の民間認証局から購入する必要がありますが、弊所では、その中でも、日本電子認証（株）のＡｏｓｉｇｎカードの取得をお勧めしています。
この電子証明書は、通常は、代表取締役を名義人として作成しますので、
- 代表取締役個人の住民票
- 代表取締役個人の印鑑証明書
- 会社の登記簿謄本
- 会社の印鑑証明書
が、必要になります。
電子証明書を購入するのに「住民票」などが必要なのですね。少し、意外です。電子証明書の名義人は、「通常は代表取締役」とのことですが、代表取締役以外の人を名義人として、電子証明書を取得することはできるのですか？
はい。たとえば、東京支店の支店長や東京支社の支社長といったように、代表取締役に代わって、東京都との契約において「権限があり・責任を負う立場」にある人がいれば、その人を名義人として電子証明書を取得することができます。その場合、住民票や印鑑証明書などの公的書類は、代表取締役のものではなく、支店長や支社長のものを準備するということになります。
一方、営業担当者や事務担当者など、入札に関する手続きを行うだけで、「会社を代表して都と契約する権限や責任のない人」は、電子証明書の名義人になることはできません。
電子証明書を購入するにあたって、他に必要な書類はありますか？
電子証明書を購入するには、「住民票」や「登記簿謄本」といった公的書類の他に、「電子証明書発行申込書」が必要になります。会社名や代表取締役の住所などを記載し、該当箇所に押印をしていただくことになります。電子証明書を取得するために必要な書類や申込書類の書き方などについては、すべて、インターネットに公開されていますが、これらの書類は、あくまでも電子入札コアシステム対応の民間認証局に提出するものですので、各民間認証局のホームぺージを確認しなければなりません。
こういった作業が面倒だと感じる人は、弊所にお手続きをお任せいただければ、電子証明書およびＩＣカードリーダの購入申込・受取代行を御社に代わって、手続きさせて頂くことも可能です。
困った際には、すべてまとめて、横内先生の事務所にご依頼できるのですね。安心しました。
東京都の入札参加資格を取得したいというお客さまのうち、ほとんどが、電子証明書の購入申込および受取代行サービスも、まとめてご依頼頂いていますので、面倒に感じる人がいれば、ぜひ、ご依頼いただければと思います。
東京都電子調達システムからの電子申請の際に必要になる書類
続いて「東京都電子調達システムから電子申請を行う際に必要な書類」になりますね。
東京都電子調達システムから申請を行う際に必要な書類は、
- 直近の確定した決算書類
- 会社の登記簿謄本
- 社会保険や雇用保険の書類
- 許認可やＩＳＯの取得を証明する書類
の４点です。入札申請をする際には、ぜひ、この４点を事前にご用意ください。
まず、東京都の入札参加資格を申請する際には、「貸借対照表」の「流動資産・総資産・流動負債・自己資本」を入力する必要があります。また、「損益計算書」の「総売上高」も必要です。さらに、「法人税の額」「法人事業税の額」「消費税の完納・未納」も入力する必要があります。これらを入力するには、決算書が必要です。何もない中で、手探りで、「資産の額など」を入力していくわけにもいかないので、必ず、直近の確定した決算の決算書類は準備しておいてください。
また、会社の登記簿謄本については、申請の際の提出書類として必要です。
これらの書類は、「郵送」ではなく「東京都電子調達システムに添付して送信する電子送付」になっています。
決算書と登記簿謄本については、理解できました。その他に、社会保険や雇用保険の書類も必要になるのですか？
はい。東京都の手引きには、「決算書」や「登記簿謄本」と異なり、「社会保険や雇用保険の書類を提出しなさい」とは書かれていません。しかし、電子申請をする際に
- 雇用保険の適用事業所番号
- 健康保険の事業所整理番号及び事業所番号
- 厚生年金保険の事業所整理番号及び事業所番号
を入力しなければならない箇所があります。そのため、事前に事業所番号が分かる「雇用保険の適用事業所設置届の事業主控」や「保険料納入告知額・領収済額通知書」を手元に準備しておくと、入力作業がはかどるはずです。
分かりました。この点については、社内の担当者に事前に取りまとめてもらっておくと、便利かもしれませんね。その他に「許認可やＩＳＯの取得を証明する書類」とありますが、これは何のことでしょう？
この書類は、すべての人に必要になるわけではありません。
たとえば「営業種目105：警備・受付」の「取扱品目01：施設警備」に申請をするような場合には、「警備業の認定を受けていることが分かる書類の写し」が必要になります。また、「営業種目114：運送等請負」の「取扱品目07：一般旅客自動車運送事業」に申請するような場合には、「一般旅客自動車運送事業許可証の写し」が必要になります。
このように、許認可が必要な営業種目を選択して申請する際には、その許認可を持っていることを証明するための書類が必要になります。
また、「ＩＳＯ9001」や「環境マネジメントシステム」を取得している場合、等級の格付が有利になります。そのため、「ＩＳＯ9001」や「環境マネジメントシステム」を取得している会社は、認証登録証の写しを準備しておく必要があります。
「建設業許可業者」と「東京都社会的責任調達指針」について
ありがとうございます。事前にそろえておくと良い書類で、そのほかに、注意した方がよい点は、ありますか？
すこし細かくなってしまうのですが、私が実務を行ううえにおいて、注意している点がいくつかあるので、お話をさせて頂きますね。
まずは、「建設業許可を持っている会社」が、東京都の物品・委託の入札参加資格を申請する場合。申請の際に提出する財務諸表は、「国土交通省令様式の15・16号」である必要があります。つまり、税理士さんが作成している決算書をそのまま提出するのではなく、建設業許可の許可行政庁に提出している建設業法用の財務諸表を提出する必要があります。この点については、建設業許可業者にのみ求められている注意点なので、ほかの人は、あまり問題ないかと思います。
続いて、「東京都社会的責任調達指針に関するチェックリスト」についてです。このチェックリストは、提出が必要な書類ではなく、入力が必要な項目です。しかし、入力項目が、50以上もある膨大なリストになっています。そのため、入力画面を読むのにも一苦労ですので、事前にプリントアウトしたうえで、紙ベースでチェック項目を確認しておくと良いでしょう。そのうえで、１つ１つ間違いのないように、電子調達システムの画面に入力していくことをお勧めします。
（※参照）「東京都社会的責任調達指針に関するチェックリスト」のダウンロードはこちら
少し疑問なのですが、このチェックリストというのは、何のためにあるのですか？
東京都が入札参加資格申請の際に「東京都社会的責任調達指針」に関するチェックリストの入力を求めているのは、環境・人権・労働など持続可能性に関わる義務的事項への取り組み状況を事前に確認するためと言われています。
都は公共調達を通じて社会的責任のある企業を選定し、持続可能な社会の実現を目指しています。そのため、チェックリストへの入力を通じて、公共調達の質の向上と適正化を図ることを目的としているのです。
（※参照）【公式】「東京都社会的責任調達指針」のページは、こちら
東京都の入札参加資格申請の手続きでお困りの人は？
なるほど、入力項目が50以上あるということは、事前に紙ベースでチェック項目を確認しておいた方がよさそうですね。ところで、ここまで話を聞いているうちに、だんだんと、自分で申請手続きを行うことが難しいように思えてきたのですが…
そういう人は多いと思います。ここまで話して来たことは、すべて
- 電子入札コアシステム対応の民間認証局のホームぺージ
- 東京都電子調達システムのホームぺージ
- マニュアルや手引き
に記載してあることです。しかし、「そもそも、マニュアルや手引きがインターネット上のどこにあるのかわからない」とか「手引きが見つかったとしても量が膨大で読むことができない」といったように、申請手続きを自分一人の力で、行うことは、非常に難しいと思います。本日お話した書類１つをとっても、「原本が必要なのか？コピーでよいのか？」「郵送なのか？電子送付なのか？」といった疑問が、湧いてくることと思います。
みなさんが面倒に感じるのも無理はありません。
そういった場合には、手続きの一切を行政書士法人スマートサイドにご依頼頂くことも可能です。少し宣伝ぽくなってしまいますが、行政書士法人スマートサイドは、東京都入札参加資格申請の専門家として、これまで、数々の事業者の入札申請をサポートしてきました。また、法人組織として、複数の担当者によるチーム制を採用していますので、「急ぎ対応」や「複雑な事案」に対しても十分に対応できる組織体制を構築しています。
たとえば、テレビＣＭを流している会社や、誰でも知っている会社など、大手法人からの依頼もあるくらいです。もし、みなさんの会社で、「自社で手続きを行うのが難しい」と思った際には、ぜひ、行政書士法人スマートサイドへの手続きの依頼も検討してみてください。
みなさんの会社が１日でも早く東京都の案件を落札できることを祈念して、本日のインタビューを終わりにしたいと思います。
