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東京都入札参加資格申請

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東京都入札参加資格申請(物品・委託)の概要

第1章:東京都入札参加資格の事前知識

(1)東京都と東京都以外

東京都内にある企業が、入札に参加する方法について検討する際には、まず、その入札が「東京都が発注するものなのか?」それとも「都内の区市町村が発注するものなのか?」を明確にすることが重要です。なぜなら、東京都と都内区市町村の入札参加資格は全く異なるからです。

東京都が発注する入札に参加するためには、東京都の入札参加資格を取得する必要があります。対象となるのは、東京都の財務局・交通局・水道局・下水道局などです。資格の有効期間は最大で2年で、2年ごとの更新手続きが必要です。必要書類には、登記簿謄本や財務諸表が含まれます。

一方、都内の区市町村が発注する入札に参加するには、それぞれの区・市・町・村の入札参加資格を取得する必要があります。資格の有効期間は最大で1年8ヶ月であり、毎年更新手続きが必要です。必要書類には、登記簿謄本や財務諸表に加え、法人事業税納税証明書、法人税納税証明書、消費税納税証明書の3通が求められます。

さらに、全省庁統一資格もあります。全省庁統一資格とは、防衛省や環境省、国土交通省、海上保安庁などの国の機関の入札に参加するための資格です。資格の有効期間は最大で3年であり、3年度ごとの更新手続きが必要です。必要書類には、登記簿謄本や財務諸表に加え、納税証明書その3の3が求められます。

このように、入札参加資格に関するルールはそれぞれ異なるため、どの自治体の入札参加資格を取得し、どの自治体が発注する入札に参加したいのかをあらかじめ決めておく必要があります。

(2)工事と工事以外

入札と聞くと、多くの人は公共工事を思い浮かべることでしょう。しかし、入札には公共工事だけでなく、「物品の販売」「委託」「役務の提供」といった公共工事とは違うさまざまな分野が存在します。

東京都の入札制度では、「物品」と「委託など」という2つのカテゴリーに分かれています。「物品」の営業種目は全部で30個、「委託など」の営業種目は全部で37個存在します。これらの営業種目の中には、さらに複数の取扱品目が含まれており、「営業種目」が大分類、「取扱品目」が小分類というイメージがわかりやすいでしょう。

どの営業種目や取扱品目を選択するかは、非常に重要なポイントとなります。東京都の手引きでは、最大で10営業種目、1営業種目につき8個の取扱品目まで選択できるとされていますが、通常は1~4営業種目程度を選択する会社が多いです。自社の得意分野や専門分野を選択し、入札に参加することが一般的です。

営業種目や取扱品目の選択は、企業自身の責任で行うべきです。コンサルタントや外部の専門家に任せるのではなく、自社の得意分野や目的を明確にし、適切な選択を行うことが重要です。選択を誤ると、予期せぬ問題が発生する可能性がありますので、十分に注意してください。

(3)定期受付と随時受付の違い

定期受付は、2年に1度実施される受付で、この定期受付に申請を行うことで、2年間の東京都の入札参加資格が取得できます。一方、定期受付に申請しなかった場合や申請を忘れた場合には、随時受付に申請することになります。

随時受付に申請することで、年度の途中から東京都の入札参加資格を取得することができます。定期受付とことなり、2年間丸々、入札資格が得られるわけではありません。

東京都の定期受付は、2年に1度(9月~10月頃)開催されます。定期受付で申請すると、翌年の4月1日から2年間の入札参加資格が取得できます。定期受付に申請し忘れた場合でも、4月1日以降に随時受付に申請することで資格取得が可能ですが、期間は短くなります。

定期受付で申請することができれば、2年間の入札参加資格が得られるため、利用者にとって有利です。定期受付での申請を逃した場合でも、随時受付で申請可能です。しかし、随時受付の場合は、早期に申請することで資格取得期間が長くなる一方で、遅く申請するほど、資格取得期間が短くなります。

(4)資格の適用スケジュール

「最短でいつから東京都の入札に参加できるか?」という質問を大変多くの方から頂きます。一概には言えませんが、おおむね毎月10日までに申請を行うことで、翌月1日から入札に参加できます(ただし、土日や祝日など営業が行われていない日があるため、確実に毎月10日とは限りません)。

「2週間後に資格を取得したい」という要望や「来月の入札に間に合わせたい」という要望も多いですが、状況によっては難しい場合があります。毎月10日までに申請を行うと、翌月の1日から資格が適用されるわけですが、上記のような短期間で資格取得を希望する場合、東京都が設定しているスケジュールに合致しない以上、物理的に不可能です。特に期限が迫っている場合、適切な対応が難しいことは言うまでもありません。

例えば、東京都が公表しているスケジュールを確認すると、6月10日までに申請を行い、6月20日までに承認を得られれば、7月1日からの資格適用が可能です。しかし、東京都の入札に参加したいと思ったのが、6月11日だった場合、最短で東京都の入札に参加できるのはいつでしょうか?

6月10日の受付期限が終了しているため、7月1日の資格適用には間に合いません。この時点での、最短の受付期限は7月10日であるため、7月20日までに承認を得ることで、8月1日から入札に参加できることになります。

こういったスケジュールを把握し、事前に理解していただくことで「いつまでに申請を行えば、いつから入札参加資格を取得できるか?」が明確になります。事業者様には、十分な準備期間を確保し、スケジュールに従って申請を進めていただくことが重要です。

(5)東京都電子調達システムを利用した電子申請

東京都の入札に参加するには、東京都電子調達システムというシステムを利用して、入札参加資格を取得しなければなりません。そして、この東京都電子調達システムを利用するには、電子証明書とICカードリーダが必要になります。

電子証明書とICカードリーダを購入しなければ、手続きを先に進めることができないため、これから東京都の入札に参加したいと思った場合には、まずは、電子証明書とICカードリーダの購入準備に着手しましょう。

第2章:東京都入札参加資格を取得するための事前準備

(1)ICカードとICカードリーダの購入

東京都の入札参加資格を取得するには、ICカードとICカードリーダーが必要です。これらは、家電量販店やドン・キホーテでは購入できず、電子入札コアシステム対応の民間認証局から購入する必要があります。

日本電子認証株式会社、NTTビジネスソリューションズ、帝国データバンクなどが入札に対応した電子証明書やICカードリーダーの販売を行っています。

購入方法は、購入申込書を記入し「代表者の住民票・印鑑証明書・会社の登記簿謄本など」を添付して申し込みを行います。電子証明書はインターネット上の身分証明書であり、会社の重要な情報が格納されるため、購入する際には、上記のような公的な書類が必要になります。

ICカードの有効期間は1年から5年まで選べ、価格は1年当たり約1万円で変動します。具体的な金額は、各発行元のホームページで確認してください。

ICカードの受け取り方法は、以下の通り、かなり特殊です。まず、本人限定受け取り郵便で、代表者の住民票上の住所に通知が届きます。通知が届いたら、代表者本人が身分証明書を持って郵便局まで受け取りに行きます(なお、これらの作業は、行政書士が受け取り代理人になることによって、代表者本人に代わって行うこともできます)。

購入申込みからカードの発行までには1週間程度かかるため、余裕を持って手続きを行いましょう。

なお、代表取締役以外の人がカードの名義になる場合、その人には代表取締役の代わりとして、入札契約を行う権限や責任がなければなりません。

例えば「東京支社長」や「東京支店長」というポジションにある人は、ICカードの名義になることができます。代表取締役の代わりとして、東京都との入札契約を行う権限・責任があると言えるからです。逆に言うと、ただの「事務担当者」「営業担当者」「手続きを行うだけの社員」は、代表者の代わりとして会社を背負って入札を行う責任と権限がないのが通常です。そういった人たちは、ICカードの名義人になることはできないので注意をしてください。

(2)パソコンの環境設定

ICカードとICカードリーダを購入したら、続いて、東京都電子調達システムを利用するためのパソコンの環境設定が必要になります。たとえば「信頼済みサイトへの登録」「ポップアップブロックの例外設定」「電子証明書の登録」といった作業が必要です。

簡単に説明すると、「ステップ1:ICカードとICカードリーダーを御社のPCで使うための設定」「ステップ2:東京都電子調達システムを利用するための設定」という手続きを踏むことになります。

ステップ1と2の完了後、ICカードリーダーにICカードを挿入して、暗証番号を入力することで、東京都電子調達システムにログインすることができるようになります。これにより、パソコンの環境設定の完了です。

よくあるトラブルとしては「暗証番号入力画面が表示されない」または、「暗証番号を入力しても進められない」といったものがありますが、この場合はステップ1またはステップ2が適切に設定されていない可能性があります。

必ずパソコンの環境設定を2段階で行い、先に進めるようにしてください。このステップを実行しないと、先に進むことができません。

なお、Macのパソコンは電子入札に対応していないため、Windowsのパソコンを用意する必要があります。また、特殊なセキュリティシステムを導入している場合、インストールがうまくいかないことがあります。例えば「社内にシステム担当がいて、その担当者がセキュリティを一括管理している場合」や「海外にあるセキュリティ部門が会社のシステム関係をすべて管理している場合」があります。このような特殊なシステム環境にある場合、パソコンの設定がうまくいかないこともあります。

そのため、こういった場合は、システムを担当されている方に事前に連絡して、実際にやりたいことや必要なソフトのインストールを伝え、セキュリティを解除したり、何らかの手続きを取って、インストールがうまく行えるようにする必要があります。

以上が、電子証明書とICカードリーダーの購入からパソコンの環境設定までの手順になります。これらの手順が完了すると、初めて電子調達システムからの申請を行うことができます。

第3章:東京都入札参加資格申請の際の注意点

(1)「営業種目・取扱品目」の変更・修正が一切不可

東京都入札参加資格を申請する際の注意点として、1番大事なのは、1度選択した営業種目や取扱品目は、資格の有効期間中、変更や修正が認められないという点です。

この点に関しては、多くの方が困っており、弊所にも「なんとか修正ができないか?」との問い合わせが多く寄せられています。残念ながら、申請時に選択した「営業種目」や「取扱品目」の変更や追加は、資格の有効期間中に一切認められません。

例えば、東京都の入札参加資格を取得した後になってから『営業種目に広告代理を追加したい』あるいは『営業種目005を007に変更したい』といった要望があっても、これらは一切認められませんので、注意が必要です。

この点については、手引きにも詳しく記載されています。重要な部分を引用すると、「営業種目および取扱品目は、審査承認後、当該資格の有効期間中、追加や変更することはできません。十分検討の上、慎重に申請を行ってください」と記されています。

このため、皆さんは「営業種目・取扱品目一覧表」を参照して、自社がどの営業種目の入札に参加したいのか?を真剣に検討し、選択する必要があります。

なお、変更や追加ができないのであれば、資格を一度取り消して、新たに申請すれば問題ないのではないか?と考える方もいらっしゃるかもしれませんが、それも認められていません。

例えば、「広告代理」を追加し忘れたため、今持っている東京都の入札参加資格を取り消して、新たに申請しようとするケースです。これは手引きで禁止されています。「審査承認後は、自己都合により、その資格有効期間中に資格を取り消し、申請を取り下げた場合、再度申請することができません」と記載されているのです。

(2)許可や免許が必要な「営業種目・取扱品目」も

「営業種目」や「取扱品目」の中には、「許可」や「免許」が必要なものも存在します。例として、「不用品」に関する営業種目の中で、「機械」や「遺失物」などの取扱品目を選択した場合、古物商の許可が必要になります。

また、「営業種目112:廃棄物処理」において、「取扱品目:04ないしは05」を選択する場合は、産業廃棄物収集運搬業の許可が必要となります。「営業種目07:運送等請負」については、一般旅客自動車運送事業許可、「営業種目190:その他の業務委託」の「取扱品目01:旅行など」を選択する場合には、旅行業の登録代理店業の登録などの許可・免許・登録が必要となります。

実際に、お客さまの中には「言わなければばれないでしょう」と考える方もいらっしゃいますが、上記のような営業種目・取扱品目を選択した場合、必要書類として、古物商の許可証、産業廃棄物収集運搬業の許可証などを提示することが求められます。そのため、これらの許可証は必ず取得しておく必要があります。

(3)営業種目・取扱品目ごとの売上高の割振り

東京都の入札参加資格を申請する際には、営業種目と取扱品目ごとの売上高の割振りについても注意をする必要があります。

営業種目と取扱品目ごとの売上高の入力については、X社の例を参考に、どのように営業種目や取扱品目ごとの売上高の割り振りを行うかを説明します。

X社の直近の確定した決算の売上高(税抜)が2億1000万円で、X社が申請するのが、「営業種目003:学校教材、運動用品、楽譜」の中の「取扱品目:01」「取扱品目:09」「取扱品目:11」、そして「営業種目026:警察、消防、防災用品」の中の「取扱品目:16」「取扱品目:19」だった場合。売上高2億1000万円を、選択した「営業種目」「取扱品目」ごとに割り振る必要があります。

例えば、X社の003のうち、01の売上高が9000万円、09の売上高が4000万円、11の売上高が2000万円で、合計1億5000万円です。

次に、X社の026のうち、16の売上高が1500万円、19の売上高が4500万円で、合計6000万円です。

これらを合計すると、2億1000万円になります。

このように、X社は自社の売上高(2億1000万円)を申請する営業種目、取扱品目ごとに割り振って、合計を算出して入力・申請をしなければなりません。

営業種目は最大で10個まで選ぶことができ、取扱品目は1営業種目につき8個まで選ぶことができます。そうすると、最大で80個の取扱品目を選択できることになりますが、80個の取扱品目を選択した場合には、すべてについて、売上高の割振りが必要になります。

選択(申請)する営業種目・取扱品目が多いと、営業種目ごと、取扱品目ごとの売上高の割り振りが大変になります。

そのため、申請する際には、自社の主要な業種(X社の場合で言うと「003」や「026」など)に絞って、1~4業種程度にして申請することをお勧めします。それにより、営業種目と取扱品目ごとの売上高の割り振り作業が簡素化されます。

(4)等級がつかない「無格付け」

東京都入札参加資格申請の際の注意点として、最後に「売上高0円=無格付」について、解説させて頂きます。

(3)で「営業種目」「取扱品目」ごとに、売上高を割り振るという点については、説明しましたが、売上高0円の営業種目に関して「無格付」になるということです。「無格付」とは、A、B、Cなどの等級が付かないことを指し、東京都が「無格付」の会社に積極的に案件を発注することがないため、営業種目ごとの売上高を割り振る際に、誤って0円を入力しないように注意が必要です。

例えば、先ほどのX社の例でいうと、「営業種目003」の売上高を1億5000万円、「営業種目026」の売上高を6000万円として申請しているので、「営業種目003」および「営業種目026」については、A、B、Cなどの等級が付与されます。しかし、仮に、X社が何らかの理由で誤って「営業種目026」を売上高0円で申請してしまった場合、実際には、6000万円の売上があったとしても、売上高0円で申請してしまっている以上「営業種目026」については無格付になります。この場合、X社は、「営業種目003」「営業種目026」の両方について、東京都の入札参加資格は持つことができますが、「営業種目026」については、無格付であるため、東京都からの積極的な案件の発注が期待できなくなります。

手引には「売上高が0円の営業種目でも申請はできますが、無格付になり、東京都が積極的に入札参加指名を行うことはありません。」との記載があります。

売上高の割振りについては、上記のような「無格付」のリスクがあることを十分に理解したうえで、誤って0円を入力しないよう注意してください。

第4章:東京都入札参加資格に関するQ&A


第1問:東京都の入札に参加する際に最初にするべきことは何ですか?


東京都の入札に参加するための第一歩は、電子証明書とICカードリーダーの購入です。これらがなければ、入札参加資格の申請ができません。東京都と東京都内23区市町村の場合、電子証明書とICカードリーダーをまず購入し、パソコンの環境設定を行わなければなりません。


第2問:電子証明書とICカードリーダーはどこで購入できますか?


これらの機器は、一般的な量販店ではなく、電子入札コアシステム対応の民間認証局から購入する必要があります。例えば、日本電子認証株式会社を通じて購入することができます。


第3問:電子証明書などの購入申し込みから発行までの期間は?


通常、購入申し込みから発行まで約1週間を要します。申込当日の発行や即時の購入はできないため、申請日までに余裕をもって準備する必要があります。


第4問:電子証明書とICカードリーダーを利用するには?


パソコンの環境設定が必要です。具体的には、電子証明書とICカードリーダーを利用できるようにする設定が第一段階、東京都電子調達システムを利用するための設定が第二段階となります。


第5問:利用できるパソコンは?


入札参加資格申請や入札手続きを行うためには、Windowsパソコンが必要です。Macは使用できません。


第6問:申請のスケジュールは?


概ね、毎月10日までに申請を行えば、翌月1日から入札に参加できるスケジュール感です。ただし、電子証明書の購入やパソコンの環境設定に時間がかかるため、申請までの事前準備に約3週間を見積もることをお勧めします。


第7問:営業種目・取扱品目を間違えた場合、修正はできますか?


営業種目や取扱品目を誤って申請してしまうと、変更や追加ができず、再申請もできません。そのため、絶対に間違えないように選択してください。


第8問:業種目・取扱品目の売上高の割り振りに誤りはないですか?


売上高の割り振りは、直近の確定した決算の売上高を営業種目・取扱品目ごとに正確に割り振る必要があります。割り振りを誤ると、訂正や変更ができませんので、注意が必要です。


第9問:東京都はどうやって、等級・ランクを格付けするのですか?


A、B、Cといった等級は、事前に公表されている格付基準によって、格付けされます。格付基準には、客観的審査事項と主観的審査事項があります。

客観的審査事項から客観ランクを算出、主観的審査事項から主観ランクを算出し、客観と主観のどちらも同じ等級であれば、その等級が御社の最終的な等級として格付けされます。客観等級と主観等級に違いがある場合は、より低い方のランクで最終的な格付けが決定されます。


第10問:自分の好きな等級を選ぶことはできますか?


東京都電子調達システムでは、「売上高」「従業員数」「営業年数」「流動比率」などの数値を入力し、それに基づいて格付けが自動的に算出されます。そのため、自社にとって好ましい等級を選ぶことはできません。

A等級がいいからと言って、必ずA等級になるというわけではありません。

【この記事の監修・執筆責任者】

東京都行政書士会:文京支部所属(行政書士番号:14081063)

行政書士法人スマートサイド(代表):横内賢郎


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