東京都の入札、どうやって参加する？

東京都の入札手続きについて、お困りの方が多いようです。実際に弊所にも、「東京都の入札に参加するにはどうすればよいか？」「東京都の入札に参加したいが、方法が分からない」という問い合わせが、数多くあります。

そこで、このページでは、今回初めて東京都の入札にチャレンジしようという方のために、手続きの流れについて、わかりやすく記載しました。

このページに記載されていることは、東京都の入札に参加する上で、どれも基本的なことになりますので、ぜひ、理解するように頑張ってみてください。

また、ページの最後には、「弊所への有料相談のご案内」もあります。事前予約制ですが、１時間に渡って、相談を実施させて頂きますので、お困りの際は、ぜひ、有料相談をご利用ください。

それでは、早速、本題へ。

東京都の入札に参加するには、東京都の入札参加資格を取得しなければなりません。東京都の入札参加資格を取得するには、東京都に「入札参加資格申請」を行い、「承認」を得る必要があります。

この東京都への「入札参加資格申請」は、東京都電子調達システムというシステムを利用した電子申請になっています。そして、このシステムにログインをして電子申請を行うには、「入札用の電子証明書」と「ＩＣカードリーダ」が必要になります。

そのため、東京都の入札に参加しようと思ったら、まずもって「入札用の電子証明書」および「ＩＣカードリーダ」を準備しなければなりません。

この「入札用の電子証明書」および「ＩＣカードリーダ」は、ビックカメラなどの量販店から購入するのではなく、「電子入札コアシステム対応の民間認証局」から購入する必要があります。

「電子入札コアシステム対応の民間認証局」には、

• 日本電子認証株式会社
• 株式会社帝国データバンク
• ＮＴＴビジネスソリューションズ株式会社

などがあります。弊所では、日本電子認証株式会社の提供するAosignカードをお勧めしています。

「入札用の電子証明書」と「ICカードリーダ」を購入したら、電子証明書とICカードリーダをパソコンで使えるようにしなければなりません。「１」でも記載しましたが、東京都の入札参加資格を取得するには、東京都電子調達システムを利用して、電子申請をする必要があります。

その際に、購入した電子証明書やICカードリーダが、御社のパソコンで利用できるようにするパソコン設定と、東京都電子調達システムを利用できるようにするパソコン設定という２段階のパソコンの環境設定が必要になります。

購入した電子証明書やICカードリーダが、御社のパソコンで利用できるようにするには、各種ソフトのインストールを行い、実際にPIN番号を入力してログインすることができるかどうか、動作確認を行う必要があります。

東京都電子調達システムを利用できるようにするには、東京都のホームページ上に記載されている「事前準備等」の項目を参考にしながら、信頼済みサイトへの登録、ポップアップブロックの例外設定、ローカルディレクトリパスの有効化など、さまざまな設定を行わなければなりません。

また、各種設定が完了し、実際に電子申請を行う前には、「電子証明書の登録」手続きを行い、東京都電子調達システムに御社の情報を登録する必要があります。

「２」のパソコンの環境設定が完了したら、東京都電子調達システムにログインし、実際に申請作業を行うことになります。「２」のパソコンの環境設定が完了していないと、「パソコンの画面が固まる」「エラー画面が表示される」「ボタンを押すことができない」「先に進むことができない」というような事態になります。

必ず、「２」のパソコンの環境設定を行ってから、電子申請の作業に入るようにしてください。

電子申請の際に重要なのは、御社が申請する「営業種目・取扱品目」です。東京都の入札は、物品・委託・公共工事の３つの分野に分かれていますが、どの「営業種目・取扱品目」を選択して申請するかは、自社で決定して頂く必要があります。「営業種目・取扱品目」は、１度選択すると後から、追加・変更・訂正が一切できませんので、注意が必要です。

また「営業種目・取扱品目」ごとの、売上高の割振りや、過去の契約実績なども入力する必要がありますので、「売上高」や「契約実績」などが分かる資料を事前に用意し、準備してから申請手続きを行うようにしましょう。

そのほかには、「財務状況」「納税状況」「従業員の人数」「社会保険の加入状況」「保有資格」など、さまざまな項目への入力が必要になります。

なお、必要書類としては、「直近の確定した決算の貸借貸借対照表、損益計算書」や「発行後３か月以内の登記簿謄本」が必要になるので、これらの書類も事前に準備しておくと良いでしょう。

「３」の東京都電子調達システムを利用した電子申請に不備がなければ、承認通知が届きます。承認通知は、申請完了後、おおむね２週間程度で、申請の際に入力したメールアドレス宛に届きます。

万が一、申請に不備があると、「否承認」となり補正が必要になります。入力に不備があると、数字を訂正したり、再度申請手続きをしなければならなくなったりと、作業が増えるので、できるだけ「否承認」にはなりたくないものです。

承認通知が届くと「受付票」がプリントアウトできるようになります。この「受付票」は、東京都の入札参加資格を持っていることの証となる書類ですので、会社の実印を押印のうえ、裏面に印鑑証明書を添付して保管しておくようにしましょう。

なお、「受付票」は、東京都電子調達システムにログインすれば、何回でもプリントアウトできるものです。ただし、実際に入札に参加する際には、「受付票」の提示を求められますので、あらかじめプリントアウトの上、会社の実印を押印し、裏面に印鑑証明書を添付して保管しておくことをお勧めいたします。

電子申請が承認され、受付票がプリントアウトできるようになったら、もう安心です。翌月１日、もしくは翌々月１日から、入札参加資格が適用され、東京都の入札参加資格の有資格者名簿に掲載されます。東京都の入札資格の適用開始日は、「毎月１日から」ですので、「１日」から東京都の入札に参加できるようになります。

また、この段階で、「資格結果通知書」をプリントアウトできるようになります。この「結果通知書」には、「A」「B」「C」という等級が、記載されています。

この等級は、発注標準金額と連動していて、『「A」であればより大きい金額の入札に参加でき、「C」であれば小さい金額の入札にしか参加できない』という関係性になっています。

東京都が発注する案件は「○○の営業種目でＡの格付にあるもの」とか「○○の営業種目でＡまたはＢの等級を有しているもの」といったような条件のもとに発注されます。

自分の会社が、どの営業種目でどのランクに格付けされているか？は、今後の入札活動において非常に重要な事項です。資格が適用されて、有資格者名簿に登載されたら、東京都電子調達システムから結果通知書をプリントアウトし、営業種目とランクを必ず確認しておきましょう。

このページを読んで頂き、東京都の入札に参加するには、「何」から始めて、「次に」何をすれば良いか？という大まかな流れは理解できたと思います。ただ、頭の中で理解できるのと、実際に手続きをマニュアル通りに作業するのとでは、大違いですね。

たとえば

• 入札用電子証明書は、どうやって購入するのか？
• パソコンの環境設定が、難しすぎてできそうにない
• 営業種目や取扱品目って、なにから選ぶのか？
• 営業種目ごとの売上高の割振りはどうやって行えばよいのか？

という疑問は、残ってしまうかもしれません。

また、

• 手続きが面倒なので、一切合切、専門家にお任せしたい
• 期限まで、時間がないので、急ぎ対応で丸投げしたい
• 手続きを外注することは決定事項なのでお願いしたい

といったご要望もあるかもしれません。

弊所では、さまざまな「業種」「業態」のお客様から、東京都の入札参加資格に関する手続きの代行をご依頼頂いています。弊所ができることは以下の通りです。

また、東京都の入札について、事前に相談をしたいという方のために、事前予約制の有料相談（１時間11,000円）を実施しています。有料相談をご希望の方は、ぜひ、下記問い合わせフォームからご連絡下さい。

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