□ 入札参加資格について、いろいろ調べたけと、よくわからない
□ 外部の専門家に外注したいけど、どういう流れになるのか事前に知っておきたい
□ 社内で決裁を取るにあたって、事前に情報を収集しておきたい
という人にお役に立てるページです。
弊所にご依頼されるお客様のほとんどが、「はじめて依頼するので、勝手がわからない…」「まずは、何から準備すればよいのか？」「申請するまでの手続きの流れを知りたい！」「スマートサイドがどういったことをやってくれるのか知りたい！」という不安や疑問を抱えています。そこで、このページでは、いま、まさに、弊所へのご依頼を検討されているお客様のために、「事前に準備していただきたいもの」や、「弊所に依頼した場合の手続きのながれ」などについて、東京都の入札参加資格を取得する際の、時系列に従って具体的に記載していきたいと思います。
【１】御社にご用意頂きたいもの
東京都や東京都内２３区市町村の入札参加資格を取得するには、電子証明書とICカードリーダを「御社の備品」として購入する必要があります。東京都や東京都内２３区市町村の入札参加資格申請は、電子申請となっており、電子証明書とICカードリーダがないと、入札参加資格を申請することができないからです。そのため、まずは、電子証明書とICカードリーダの購入を行うことが必要です。電子証明書とICカードリーダを購入するには、以下の４点が必要になります。
（カード名義人個人の住民票）
電子証明書とICカードリーダを購入するには、電子証明書（ICカード）の名義人となる方の住民票（世帯一部、個人番号なし、発行後３か月以内の原本）が必要になります。通常は、役所との契約締結権限を持っている代表取締役が電子証明書（ICカード）の名義人になるのが一般的ですが、代表取締役以外の方（支店長や支社長）が、カード名義人になることもできます。
（カード名義人個人の印鑑登録証明書）
電子証明書とICカードリーダを購入するには、上記の住民票だけでなく、電子証明書（ICカード）の名義人となる方の個人の印鑑登録証明書が必要になります。区役所や市役所に住民票を取りに行った際に、個人の印鑑証明書も忘れずに取得してきてください。
（会社の印鑑証明書）
電子証明書とICカードリーダを購入するには、会社の印鑑証明書も必要になります。会社の印鑑証明書は、最寄りの法務局で取得することができます。
（会社の登記簿謄本）
御社がご自身で電子証明書を購入する場合には、会社の登記簿謄本も必要になります。一方で、弊所に手続きをご依頼頂ける場合、会社の登記簿謄本については、弊所で取得しますので、御社にご用意して頂く必要はありません。
【２】電子証明書＋ICカードリーダの代理取得
□ カード名義人の住民票
□ カード名義人の印鑑登録証明書
□ 会社の印鑑証明書
の３点があれば、御社に代わって、行政書士法人スマートサイドが代理人となって、電子証明書及びICカードリーダの購入申込を行うことが可能です（電子証明書は、自ら購入することができますが、行政書士が御社の社長の代理人となって、購入申込・受取代理を行うことができるのです）。取得して頂いた住民票などをもとに「電子証明書購入申込書」に所定の事項を記入し、弊所にて書類作成のうえ、日本電子認証（株）に購入申込を行います。
住民票や印鑑証明書とともに、購入申込書を日本電子認証（株）に郵送すると、１週間～１０日程度で、電子証明書＋ICカードリーダを受領することができます。弊所に手続きをご依頼頂いた際には、購入申込も受取も、すべて弊所にて代行させていただくことが可能です。
【３】入札参加資格の代理申請
弊所に東京都入札参加の代理申請をご依頼頂くことによって、御社のパソコンからではなく、弊所のパソコンから御社に代わって電子申請ができるようになります。そのため、御社には、申請に関する一切の手続きをして頂く必要がありません。強いて言えば、弊所が代理申請をするにあたって、必要な質問事項にご回答いただくだけということになります。
申請のために必要な情報は、下記のようなものがあります。
- 会社の過去の売上
- 従業員の人数
- 納税状況
- 東京都との契約実績
- 御社が希望する営業種目、取扱品目
これらは、ヒアリングシートをメールにて送信致します。そのヒアリングシートにご回答いただき、必要事項を１つ１つ弊所側で、丁寧に入力します。入力後、間違いがないかを確認し、東京都に電子申請を行います。その後、事前にお預かりしていた財務諸表などの必要書類を、弊所から東京都に電子送付します。
【４】入札参加資格の申請手続きの完了
電子申請後、１週間～２週間程度で承認通知が届き、受付票をプリントアウトできるようになります。この受付票は、東京都の入札参加資格を取得していることの証拠になるものです。入札契約の際に、東京都から提出を求められますので、表面に会社の代表者印を押印し、裏面に印鑑証明書を添付のうえ、保管しておいてください。なお、受付票や資格審査結果通知書は、東京都電子調達システムからいつでも自由にダウンロードすることができます
翌月の１日から、入札参加資格が適用となり、入札参加資格者名簿に登載されて、入札に参加できるようになります。
【５】パソコンの環境設定のためのご訪問
東京都や都内２３区市町村の入札は、電子申請です。そのため、購入した電子証明書やICカードリーダを、御社のパソコンで使えるように、ＰＣの環境設定のためのご訪問をさせて頂きます。手引きやマニュアルに沿って、環境設定を行います。パソコンの設定は、おおむね１時間程度で完了します。ただし、社内に独自のセキュリティシステムを導入していたり、システム担当者の権限がないとアプリやソフトをインストールできない場合、１日かかっても、設定が完了しないケースもあります。
弊所では、「PCの台数は１台のみ、作業時間は最大２時間まで」という条件のもと、「パソコン設定は自分でできそうにない」という方のために、
- システムのインストール
- 設定作業
- 動作確認
- 電子証明書の登録など
電子申請するためのパソコン設定を御社に伺って代行いたします。
【６】東京都への申請手続きを、弊所に依頼したい方へ
弊所に入札参加資格申請をご依頼いただいた場合の手続きの流れについて、ご理解いただけましたでしょうか？はじめてのことを行うにあたって、皆さんが不安に思うのは、むしろ当たり前のことなのかもしれませんが、不安は解決されましたか？
下の表を見て頂ければわかる通り、御社でおこなって頂くことは、最初の「カード名義人の住民票の取得」「個人の印鑑証明書の取得」「会社の印鑑証明書の取得」のみです。その後の、電子証明書の取得、ＰＣの環境設定、入札参加資格の電子申請、承認通知の受領など、全ては、行政書士法人スマートサイド側で行うことができます。
| 作業内容 | 役割分担 |
|---|---|
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御社 |
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弊所 |
|
弊所 |
|
弊所 |
弊所へのご依頼を検討されているお客様の中には、入札参加資格申請の手続きに関する不安を抱えている方はもちろんのこと、「本当にこの事務所に依頼して大丈夫なのだろうか？」「自分でやったほうが良いのではないか？」といった不安を抱えている方も多いと思います。
- どの行政書士事務所を選んでよいかわからない？
- 行政書士選びに失敗したらどうしよう？
- せっかく頼んだのにうまくやってくれなかったらどうしよう？
など、不安が絶えませんね。とくに「失敗したくない」という気持ちはよくわかります。ですが、そんな心配はご無用です。
行政書士法人スマートサイドは、東京都入札参加資格申請の専門家として、数多くの事業者さまの入札参加資格の取得を代行してきました。なかには、資格取得後、数週間で案件を落札されたお客さまや、継続的な役所との取引に成功されているお客様もいらっしゃいます。すこしでも早い入札参加を希望されているのであれば、申請手続きは専門家に丸投げしたほうが、楽でしょう。その際には、ぜひ、弊所まで、ご連絡をください。
